As reuniões são um dos instrumentos de comunicação oral mais utilizados nas organizações, é um momento de convívio presencial e formal, onde os colaboradores debatem diversos assuntos sobre a entidade que representam. Tendo um colaborador Surdo no seio da empresa, estas reuniões devem ser adaptadas para que todos estejam a par daquilo que é transmitido. Adaptar a estrutura das reuniões para a inclusão de qualquer membro não demonstra apenas um compromisso com a acessibilidade, mas também enriquece a discussão da reunião, trazendo diversas perspetivas para a mesma.
Exemplo de estrutura do modelo de guião (adaptável a cada organização):
1º Passo:
- Apresentação dos colaboradores (opcional);
- Cumprimentar os membros presentes na reunião;
- Breve resumo/ introdução do tema da reunião.
2º Passo:
- Dividir a reunião em tópicos curtos, claros e concisos;
- Anunciar sempre que se troca de assunto;
- Permitir que todos tenham tempo para dar a sua opinião.
3º Passo:
- Fornecer todos os materiais de apoio necessários com antecedência, devidamente adaptados ao indivíduo Surdo;
- Utilizar meios visuais, como PowerPoints, vídeos legendados, gráficos, imagens, entre outros.
4º Passo:
- Dar espaço para os momentos de dúvidas. Ter alguma sensibilidade e cuidado para perceber o indivíduo Surdo, se for necessário, utilizar a leitura labial ou as aplicações de Língua Gestual Portuguesa para esclarecer as dúvidas do momento.
- Ao longo da reunião, confirmar se todos estão a perceber.
5º Passo:
- Demonstrar abertura a novas sugestões, sejam elas relacionadas com a empresa, ou até mesmo com a acessibilidade que deve ser melhorada nas reuniões.